Universités: relever le défi de la concurrence par la veille stratégique et l’analytique

Le marché international de l’enseignement supérieur est devenu extrêmement concurrentiel. Pour continuer à faire florès, les établissements d’enseignement devront rivaliser entre eux pour attirer les euros et les dollars des étudiants, et aussi pour obtenir un financement durable de la part des pouvoirs publics et du secteur de la recherche.

Les questions à se poser

Pour être suffisamment compétitifs compte tenu de leurs ressources limitées, les établissements d’enseignement supérieur doivent être à même de répondre aux questions cruciales suivantes, liées à leurs activités d’un point de vue économique:

• Quelles sont les origines géographiques de nos étudiants et quels sont leurs profils démographiques?
• Parmi les enseignements et formations que nous assurons, lesquels attirent le plus nos étudiants et lesquels le moins?
• Avons-nous à notre disposition les bonnes informations concernant nos étudiants, le monde de la recherche, nos propres performances et l’organisation de nos UFR, pour pouvoir mettre en place des bourses de recherche efficaces?
• Communiquons-nous de manière optimale ces informations aux pouvoirs publics, pour nous permettre de grimper dans les classements comparatifs entre Universités, de répondre aux critères de mise en conformité et de nous assurer le niveau de financement souhaité?
• Nos stratégies marketing tiennent-elles compte des informations en retour que nous apportent nos étudiants et dynamisent-elles la variété des profils démographiques et psychologiques, ainsi que des origines géographiques de notre public estudiantin?
• Mettons-nous en place les bonnes infrastructures aux bons endroits, afin de créer des conditions optimales pour que nos étudiants soient satisfaits de nos prestations, qu’ils soient placés dans un environnement idéal pour étudier et mémoriser leurs cours et qu’ils aient toutes leurs chances aux examens en vue de l’obtention de leur diplôme?

Lorsque l’on se pose ces questions, le fait de pouvoir y répondre positivement est fonction de la disponibilité de certaines informations précises obtenues en temps opportun et concernant la population estudiantine, les activités de recherche et le fonctionnement de l’Université concernée. Heureusement pour eux, presque tous les établissements d’enseignement supérieur produisent de telles informations en grande quantité et se rendent compte que, pour eux, il est crucial d’avoir une meilleure compréhension globale de ces données.

Savoir exploiter ses propres informations

Grosso modo, nous pensons que, dans le secteur de l’enseignement et de la formation, les décisionnaires en matière de technologies de l’information sont bien conscients de la nécessité d’exploiter de manière plus efficace les données recueillies, si leur établissement désire atteindre les objectifs susmentionnés. Gartner, société américaine de recherche et de conseil en matière de technologies de l’information, a, au cours du dernier trimestre de l’année 2012, mené une enquête auprès de 398 Directeurs des systèmes d’information (DSI) du monde entier, œuvrant au sein des pouvoirs publics et de l’enseignement supérieur. La veille stratégique (VS) et l’analytique se sont avérées faire partie de leurs toutes premières priorités. Venant confirmer ces résultats, le rapport d’enquête présenté en 2013 par le DSI d’Education Dive (faisant partie d’Industry Dive, société infomédiaire américaine) et intitulé « Mobility in Higher Education » (Mobilité dans l’enseignement supérieur), a également permis d’établir que la VS constitue l’une des priorités absolues en matière de technologies pour les DSI des Universités.

Se servir des données et de sa propre compréhension des problèmes pour avoir une meilleure vision globale et entreprendre des actions

Il s’avère toutefois difficile de rendre ces informations accessibles et de les partager. Ceci est, quoi qu’il en soit, nécessaire si l’on veut optimiser la qualité des prises de décisions essentielles en matière stratégique et opérationnelle, puisque ces décisions ont un impact direct sur les performances de chaque établissement, comme les effectifs en étudiants, leurs résultats universitaires, le contenu des informations à transmettre aux pouvoirs publics et la présentation des demandes de bourses de recherche.

L’étude réalisée par IBM et intitulée « The Essential CIO: Insights From the Global CIO Study » (Tout sur les DSI : aperçus de l’enquête internationale sur les DSI) a révélé que 83% des DSI avaient des projets d’avenir à long terme faisant intervenir les notions de veille stratégique et d’analytique.

Mais trois problèmes majeurs vont de pair avec ces perspectives d’avenir :

• Comment exploiter les informations de manière à en tirer partie
• Comment intégrer les données pour n’avoir à recourir qu’à une seule source d’informations fiables commune à tous les dispositifs et applications informatiques)
• Comment accéder aux informations (tout particulièrement depuis les dispositifs portables)

Une telle situation est vraiment typique des établissements d’enseignement supérieur. Il s’agit d’organisations qui font appel à un grand nombre de professionnels aux qualifications très diverses et qui recueillent des informations très variées, issues de structures très différentes les unes des autres.

Par conséquent, comment ces établissements peuvent-ils surmonter ces problèmes et tirer parti de leurs vastes mémoires de données pour traiter les questions essentielles, à savoir en ce qui concerne leurs étudiants, leur financement et leur fonctionnement?

Deux cas d’école : l’Université publique australienne Macquarie à Sydney et l’Université allemande de Constance

En mettant en œuvre un service clef en main destiné au monde des entreprises, sous la forme d’une solution de VS, l’Université Macquarie et celle de Constance ont ainsi pu:

• Éradiquer le syndrome du cloisonnement des connaissances et optimiser les formes de coopération interdisciplinaire entre les UFR et entre les facultés
• Analyser, partager et examiner les données disponibles pour instaurer des politiques fondées sur ces données, grâce à une source unique et fiable d’informations structurelles
• Mettre les rapports d’analyse des données disponibles à la disposition des décisionnaires, qu’ils soient universitaires ou gestionnaires, et ce, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, quel que soit le moment et quel que soit le support matériel utilisé.

Grâce à l’exploitation des informations dans une perspective stratégique, l’Université Macquarie et celle de Constance ont pu ainsi obtenir des résultats fondés sur les données les plus essentielles, ce qui a permis, entre autres :

• D’améliorer la qualité des informations communiquées vers l’extérieur, à savoir vers les pouvoirs publics, ainsi que les institutions de recherche, de financement et de classement international, et ce, afin de relever le niveau des performances, des notations à ce classement et des ressources financières, tout en optimisant la gestion des dépenses
• De poser les jalons d’une planification stratégique pour améliorer la qualité des enseignements, des prestations offertes aux étudiants et des efforts en matière de marketing, dans la perspective finale de permettre aux étudiants d’acquérir leurs connaissances dans de meilleures conditions, tout en optimisant l’efficacité de fonctionnement de l’établissement et l’affectation de ses ressources financières
• D’attirer les meilleurs éléments parmi la population estudiantine et de les aider à améliorer leurs résultats universitaires.

À notre époque où les l’affectation des budgets est rationalisée et où les Universités s’arrachent les inscriptions de nouveaux étudiants prêts à débourser, l’Université Macquarie et celle de Constance ont acquis un avantage significatif sur les autres établissements d’enseignement supérieur, qui eux par contre n’exploitent pas encore de manière stratégique les informations dont ils disposent sur leurs étudiants, leur fonctionnement interne et leur œuvre de recherche.

La vision de Yellowfin sur la veille stratégique

Bien que vous recueilliez quotidiennement de nouvelles informations critiques sur vos étudiants, votre fonctionnement interne et vos activités de recherche, peut-être trouvez-vous qu’il est difficile de les mettre à profit? Souhaitez-vous voir se révéler tous les pouvoirs insoupçonnés que renferment vos portefeuilles de données pour le moment trop diverses et éparses, et ainsi permettre aux décisionnaires au sein de votre Université de prendre des décisions plus adéquates?

Yellowfin est un prestataire de services de veille stratégique au niveau international. Nos nombreux clients sont des établissements d’enseignement et de formation répartis dans le monde entier. Nous avons saisi toute la complexité du cadre de la communication des informations dont disposent les acteurs du monde universitaire. Avec des résultats avérés à la clef, nous sommes à même de vous offrir les technologies, l’expertise et l’assistance dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs en matière informationnelle.

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